Cinco consejos para aumentar tu productividad en la era digital

Vivimos en el paradigma de lo urgente.

En la actualidad nos encontramos ante una híper estimulación tecnológica que hace transitar nuestras vidas personales y profesionales bajo el paradigma de lo urgente e inmediato y así, aumentar tu productividad, se transforma en un desafío.

Algunos de los siguientes ejemplos, que seguramente vivís a diario, te ayudarán a identificar las situaciones a las que hago referencia con esta reflexión:

• Posteos e historias de tus amigos en redes sociales 24 x 7 que comparten inmediatamente sus emociones y estados de ánimo.
• Chatbots en sitios web de atención al cliente que te permiten “dialogar” de inmediato con los representantes de las empresas que te encontrás visitando.
• Recepción de múltiples emails promocionales con el botón “Compre ya”, “Más información”.
• WhatsApp como nuevo canal de comunicación que se formaliza en la relación empleador-colaborador sin límites de días y horarios.
• WhatsApp Business con sus múltiples prestaciones de respuestas automáticas y catálogo de productos.
• Tiendas e-commerce con envíos gratuitos y carritos de compra que permiten ordenar con sólo cargar los datos de tu tarjeta de crédito.
• Publicidad comercial directa y personalizada de Google en los sitios webs que visitamos en función de nuestros intereses recientes que nos invitan a ¡Comprar YA!

En el mundo de la productividad del management, esto puede representar tanto una oportunidad como una amenaza.

La híper estimulación tecnológica como un aliado del management.

Cuando hablo de oportunidad, hago referencia a la posibilidad que brinda el marketing digital para las empresas que saben utilizar todos estos nuevos recursos digitales.

Estas organizaciones ahorran miles de millones de dólares anuales al invertir mejor en sus campañas de marketing. Esto sucede gracias a las posibilidades de híper segmentación (le muestro mis anuncios sólo a aquellas personas que serán susceptibles de comprar mis productos y servicios) y de optimización de campañas (mido y ajusto permanentemente, posibilidad que el marketing tradicional no permitía ¿Cómo retiro los folletos que distribuí entre los transeúntes?) que ofrecen las plataformas de publicidad tales como Facebook y Google que, sin lugar a dudas, merecen un capítulo aparte.

La híper estimulación tecnológica como una amenaza del management.

Como contracara, la tecnología puede representar un riesgo en cuanto a la productividad debido a las múltiples posibilidades de distracción y procrastinación que estas representan para sus colaboradores, conductores e, incluso, hasta para los altos cargos de las organizaciones.

GlobalWebIndex, la firma de investigación con sede en Londres, analizó datos de 45 de los mercados de internet más grandes del mundo y estimó que el tiempo que cada persona dedica a los sitios o aplicaciones de redes sociales pasó de unos 90 minutos por día en 2012 a 143 minutos en los primeros tres meses de 2019.

Argentina no es una excepción, con 207 minutos (claramente por encima del promedio y con un incremento del 5% respecto del 2018) ocupa el quinto lugar mundial.

De manera complementaria, una investigación del Departamento de Informática de la Universidad de California confirmó que, en promedio, un trabajador repasa entre 80 y 120 veces por día su celular.

En parte, esto se debe a que cuando uno escucha la notificación del celular se activan áreas del cerebro relativas a la ansiedad y se siente la necesidad de leer en ese mismo momento el mensaje. Por otro lado, está comprobado científicamente que, las pequeñas dosis de información que se logran al revisar el celular generan descargas de dopamina que funcionan como el encendido de un cigarrillo para un fumador. Estos factores se transforman en obstáculos para aumentar tu productividad.

Tips y claves para incrementar tu productividad con la tecnología.

¿Cómo organizarnos mejor en el día a día? ¿Cómo evitar distraernos permanentemente con todas las notificaciones de mi teléfono celular? ¿Cómo sentirnos más productivos? ¿Cómo utilizar la tecnología a mi favor? Estas son preguntas que te ayudaré a resolver con los siguientes consejos para aumentar tu productividad personal y laboral utilizando los beneficios de la tecnología actual.

1. Detectá tus momentos más productivos del día

Todos tenemos momentos más productivos que otros a lo largo del día, identificarlos te ayudarán a poder utilizarlos para las tareas que tienen una mayor trascendencia e importancia en tu gestión.

2. Concentrate en lo importante

La importancia es uno de los mejores aliados de la productividad debido a que es un concepto que se asocia con las consecuencias de cumplir o no cumplir una tarea. Deberás notar que importancia es un atributo totalmente diferente a urgente (atributo asociado con el poco tiempo que te queda para cumplir una tarea). Concentrarse y ocuparse de las situaciones importantes antes que estas sean una urgencia es una de las claves de la productividad organizacional.

3. Planificá

Precisamente el secreto para poder permanecer más tiempo en el paradigma de importante en reemplazo de lo urgente, la recomendación principal es planificar. Planificá tus días, tus semanas, tus meses y, por que no, tus próximos años.

Establecé listados de las tareas a realizar, detectá las importantes y asignales un tiempo de gestión y de cumplimiento. Intentá realizarlas en los momentos más productivos de tu día que identificaste en el punto 1 y monitorealas permanentemente para evitar desvíos (o detectarlos a tiempo para ajustar lo necesario y encausar nuevamente tu gestión productiva).

4. Aprendé a delegar y a posponer

Con frecuencia, queremos cumplir con todas las tareas y con todos los compromisos que surgen en el día a día. Aprender a clasificar las situaciones que son realmente importantes de aquellas que sólo revisten la apariencia de lo importante por la urgencia del imprevisto, es fundamental para poder ser eficientes en nuestra gestión diaria y aumentar tu productividad.

Te recomiendo lo siguiente para que las situaciones urgentes importantes y las urgentes y no importantes dejen de acortar tu tiempo productivo de gestión:

• Urgentes e importantes: Para que puedas minimizar estas situaciones en tu agenda, te recomiendo que capitalices cada uno de los motivos que dieron lugar a las situaciones que aparecieron de imprevisto para que puedas prever (y por supuesto planificar) sus próximas apariciones.
• Urgentes y no importantes: La recomendación principal para este tipo de situaciones es que no le dediques tu valioso tiempo y que puedas aprender a delegar (o a pedir colaboración) a la hora de tener que resolver estas situaciones.
• No urgente y no importantes: También pueden darse este tipo de situaciones, por ejemplo una notificación de tus redes sociales en el celular. Ante este tipo de circunstancias la recomendación principal es que destines un momento habitual del día para este tipo de situaciones, que claramente deberá ser seleccionado de aquellas horas detectadas como “no productivas” de tu día a día.

5. Usá las aplicaciones a tu favor

Múltiples programas, aplicaciones y sitios webs gratuitos nos ayudarán a lograr los 4 desafíos anteriores y aumentar tu productividad:

• App para detectar tu momento más productivo del día:

  • TodoIst: Se trata de un gestor de tareas inteligente que incluso te ayuda a organizar tus tareas aprendiendo de tus hábitos: https://todoist.com/
  • LifeTracker: Es una herramienta para completar tareas basada en inteligencia artificial para ayudarte a completar las actividades correctas en el momento preciso: https://lifetracker.io/

• Programas para planificar:

  • Google Calendar: Es una poderosa agenda vinculada a tu cuenta de Google que te permitirá planificar tu día con poderosas herramientas tales como la generación de eventos periódicos y la semaforización de eventos: https://calendar.google.com/
  • Google Gantter: Es una herramienta de planificación a través de la cual podrás establecer diagramas de Gantt de tus proyectos importantes de manera 100% colaborativa en la nube: https://www.gantter.com/

• App para concentrarnos en lo importante:

  • Trello: Se trata de una herramienta que te permitirá ordenar tus tareas a cumplir en etiquetas y listas de trabajo de manera dinámica, ágil y 100% participativa con los usuarios de tu equipo de trabajo a través de un novedoso sistema de etiquetas y comentarios: https://trello.com/
  • Wunderlist: Es una app que te permitirá administrar sus tareas desde un teléfono inteligente, tableta, computadora y reloj inteligente: https://www.wunderlist.com/es/
  • LifeTick: Es otra app que te permitirá listar tareas y asignar prioridades a cada una de las metas, controlarlas en el tiempo y mantener tus proyectos organizados: https://lifetick.com/

Te invito a que puedas aumentar tu productividad, tu éxito personal y laboral aplicando estos consejos desde mañana mismo. Hay muchas instituciones y organizaciones que están empezando a enseñar y aplicar estas metodologías. Teclab es un gran ejemplo, en todas sus carreras, una materia principal es “Organización del tiempo y el trabajo”

No hay dudas que podrás potenciar tu productividad diaria apalancándote en el buen uso de las tecnologías actuales… ¡y las que vendrán en el vertiginoso corto plazo!